1С: Распознавание первичных документов
Сервис автоматического распознавания документов заметно ускоряет ввод документов в базу 1С, избавляя от необходимости ручного ввода данных с первички
Принцип работы и преимущества
Сервис помогает автоматизировать ввод первичных бухгалтерских документов в базу.
Это происходит в несколько этапов:
- Получение изображения документа
- Отправка изображения документа в сервис
- Распознавание документа
- Сопоставление прочитанного текста с объектами базы
- Создание учетного документа в базе
- Прикрепление изображения к учетному документу
Получение изображения документа
Сервис умеет обрабатывать:
- Набор изображений или фотографий страниц документа
- Электронный документ в форматах PDF, Word или Excel
- Архивы (zip, 7zip, rar, и подобные) с изображениями, PDF, Word, Excel
Если в распоряжении имеется лишь бумажный документ, то необходимо получить его изображение, отсканировав или сфотографировав его. Например, можно использовать:
- Поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц
- Мобильное приложение от 1С "Сканер документов"
Фотографии лучше делать при хорошем освещении таким образом, чтобы страница целиком попадала в кадр. Постарайтесь сделать четкий снимок: чем лучше качество фотографии, тем больше сервис распознает автоматически.
Отправка изображения документа в сервис
Полученные файлы можно направить в сервис с помощью приложения 1С, либо из мобильного приложения Сканер документов.
Распознавание документа
Этот этап выполняется автоматически в сервисе распознавания документов, находящемся на серверах 1С.
С каждой страницы документа распознается текст, важный для данного типа документа: определяется, например, какой текст отражает наименование поставщика, какой – ИНН покупателя, какой – относится к таблице с позициями номенклатуры, и т.д. Эти данные возвращаются в программу 1С для создания документов в базе.
Сопоставление прочитанного текста с объектами базы
В базе происходит сопоставление распознанных данных документа с объектами конкретной базы: с организациями, контрагентами, договорами, номенклатурой и другими. Помимо этого, разбирается номер и дата документа, а также табличные значения: цена, количество, сумма, ставка НДС и т.д.
Сервис пытается выполнить как можно большую часть этой работы автоматически, однако последнее слово всегда остается за пользователем: он проверят каждый сформированный структурированный документ в специальном визуальном редакторе.
В частности:
- Поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получитьесли какие-то объекты встречаются в учете впервые и отсутствуют в базе, пользователь подтверждает их создание на основании распознанного текста
- если какие-то объекты в базе и в документе называются по-разному, пользователю придется это выбрать вручную. База запомнит выбор и в следующий раз автоматически использует при сопоставлении
Правила сопоставления
Система запоминает выбранные пользователем значения, которые отличаются от автоматически предложенных. При следующем распознавании прочитанный текст в первую очередь сопоставляется с ранее запомненными значениями.
Для большей уверенности, база автоматически проверит распознанные числовые значения на логичность, например, что цена * количество = сумме, или цена * НДС = сумме НДС.
Создание документа в базе
Все распознанные, но необработанные документы будут отображены в базе в списке распознанных документов.
Пользователю надо будет открыть каждый распознанный документ, проверить, что все значения распознались верно и нажать кнопку «Создать». Все значения, в верности которых база будет сомневаться, для удобства пользователя будут подсвечены красным цветом.
Если в базе отсутствуют какие-то контрагенты или объекты номенклатуры, то их можно будет удобно создать по одному или воспользоваться групповым созданием новых.
Если в базе уже найдет документ-основание для распознанного изображения, то изображение может быть автоматически прикреплено к документу базы.
Разделение процессов обмена документами и их учета
Сервис позволяет разделить во времени процессы обмена реальными завизированными бумажными оригиналами и учета документа в информационной базе
- Контрагент присылает электронную версию документа (текстовый исходник или изображение)
- Бухгалтер организации с помощью сервиса создает учетныйБухгалтер организации с помощью сервиса создает учетный документ в информационной базе
- Впоследствии (например, в конце недели/месяца/квартала) стороны обмениваются оригиналами
- Бухгалтер организации сканирует завизированные оригиналы, и они автоматически прикрепляются к учетным документам в информационной базе
Сервис 1С:Распознавание первичных документов помогает:
- Вести учет документов в информационной базе сразу после их выпуска контрагентом и сколь угодно раньше, чем обмен завизированными оригиналами
- Автоматически прикреплять изображения сразу всех поступивших завизированных оригиналов с помощью потокового сканера
Внесение документов доверенными лицами
С помощью мобильного приложения «1С:Сканер документов» сервис позволяет бухгалтеру получать документы не только от контрагентов, а от произвольных доверенных лиц, например
- Руководитель получил документы от партнера, он тут же пересылает их напрямую в базу
- Менеджер по продажам встретился с контрагентом, получил от него документы, сфотографировал, переслал в базу
- Водитель приехал на склад, получил сопроводительные документы, сфотографировал, отправил в базу
- Кладовщик принял груз, получил от водителя документы, сфотографировал, направил в базу
- Представитель контрагента забрал документ из бухгалтерии, сфотографировал и переслал в базу
Сервис 1С:Распознавание первичных документов упрощает
- Получение документа любым доверенным лицом и оперативную передачу этого документа в информационную базу
- Администрирование доступа этого доверенного лица к базе (база может быть даже не опубликована в интернете)
- Для пересылки документа напрямую в базу достаточно мобильного телефона или планшета с камерой
Комплекты документов и групповая обработка
Комплект документов — это группа документов, отражающих одну хозяйственную операцию.
Примеры комплектов:
- ТОРГ-12 и счет-фактура
- Акт на оказание услуг и счет-фактура
- Счет на оплату, ТОРГ-12, акт на оказание услуг и счет-фактура
Сервис распознавания автоматически объединяет документы в комплекты и предлагает обработать их совместно. Это позволяет повысить точность распознавания и ввода новых документов: реквизит, надежно распознанный в одном документе комплекта, можно использовать для остальных документов, где он мог быть распознан плохо.
При этом часть документов из комплекта уже может быть отражена в информационной базе. Обрабатывая комплекты, сервис автоматически:
- Создаст все недостающие документы в базе
- К уже существующим документам прикрепит соответствующие сканы
Возможность групповой обработки распознанных документов также поможет повысить скорость и точность ввода учетных документов. На каждом этапе групповой обработки сервис подскажет пользователю, на какие реквизиты следует обратить внимание, и поможет их правильно заполнить сразу для нескольких выбранных документов. Качественный результат можно будет получить значительно быстрее, чем при обработке распознанных документов по одному.
Сервис 1С:Распознавание первичных документов повышает качество при обработке:
- Документов, которые относятся к одной и той же хозяйственной операции
- Массивов распознанных документов за счет их групповой обработки
Плавное внедрение
Предлагаемые сервисом бизнес-процессы могут безболезненно сосуществовать с традиционным способом оборота документов и не требуют резко отказываться от проверенных времени практик, знакомых и привычных исполнителям. Другими словами, внедрение сервиса в работу организации может происходить постепенно, никак не мешая существующему укладу.
Распознавание первых 250 страниц — бесплатно
Всем официальным пользователям локальных версий программ 1С предоставляется 250 первых страниц для распознавания бесплатно. Срок действия тестового тарифа составляет 1 год с момента активации.
Для пользователей 1cfresh.com включены 250 страниц для распознавания из расчета в год в тарифы ПРОФ, КОРП, СПЕЦ и ERP, а в тариф базовый — 30 страниц из расчета в год
Распознавание сервисом одной страницы стоит от 3 до 6 рублей, в зависимости от выбранного тарифа.
Чем активнее вы пользуетесь сервисом — тем выгоднее стоимость.
| Количество страниц в тарифе | Стоимость |
|---|---|
| 100 | 600 |
| 500 | 2 500 |
| 1 000 | 4 500 |
| 5 000 | 21 000 |
| 10 000 | 40 00 |
| 50 000 | 187 500 |
| 100 000 | 350 000 |
| 500 000 | 1 625 000 |
| 1 000 000 | 3 000 000 |
Как все устроено
- Каждый пакет действителен 12 месяцев. Если текущий пакет израсходовался раньше - вы можете докупить дополнительно пакет страниц.
- Если по истечению 12-ти месяцев у вас остались неизрасходованные страницы из пакета, то вы можете приобрести любой новый пакет страниц. Тогда срок действия исходного пакета продлится ещё на 12 месяцев.
- С баланса списываются только распознанные страницы.
- При нулевом балансе сервис будет доступен 7 дней и разрешит обработать в долг до 30% купленных за последний год страниц.